Abbiamo parlato dell’importanza di scaglionare le ferie e del necessario passaggio di consegne. Ma chi ci conosce sa che noi chiudiamo sistematicamente per ferie almeno tre settimane nel mese di agosto e una o due settimane a fine anno.
Studio Cortesi – Chiusura in agosto e nelle festività di fine anno e servizio garantito
È vero, siamo chiusi, ma…
- I nostri responsabili sono a conoscenza dell’avanzamento di qualsiasi pratica o lavoro e delle possibili criticità
- I nostri server sono tutti in cloud e raggiungibili da qualsiasi parte del mondo
- I nostri responsabili sono attrezzati per poter lavorare da remoto in qualsiasi luogo essi si trovino
- Per ogni attività vengono compilate delle check list di avanzamento che permettono ai colleghi di subentrare/alternarsi nelle pratiche in corso
- I documenti sono archiviati secondo regole e procedure condivise, quindi reperibili con facilità da tutti i collaboratori
- I documenti che gestiamo sono totalmente digitalizzati da oltre 15 anni
- Le nostre caselle di posta sono costantemente monitorate
- Le caselle di posta utilizzate per la corrispondenza con i clienti sono condivise da più collaboratori
- Abbiamo già pianificato le attività e le scadenze del mese di gennaio
- In realtà non ci si ferma completamente, ma si lavora a porte chiuse per ottimizzare le procedure organizzative
La pianificazione è lo strumento chiave…
…e cerchiamo di insegnarlo ogni giorno ai nostri clienti, che rispondono:
“Ma nella nostra attività non è possibile pianificare”
“Come si fa a pianificare se ci sono continue emergenze?”
“Tu non conosci la nostra attività, è un’attività particolare non programmabile”
“Non puoi capire, i clienti continuano a cambiare le richieste e le scadenze”
Per queste ragioni spesso non si inizia nemmeno ad impostare un percorso.
Senza pianificazione non solo è impossibile scaglionare le ferie, ma anche l’inattività del mese di agosto o delle festività natalizie diventa un problema, per non parlare dell’assenza improvvisa di un lavoratore.
Il lavoro del consulente fiscale e del lavoro (il nostro) ha le seguenti caratteristiche:
- Le norme cambiano ogni giorno e ci costringono spesso a rifare il lavoro da capo
- Le scadenze si accavallano creando veri e propri ingorghi
- Ovviamente le ispezioni e verifiche arrivano senza preavviso
- I clienti hanno esigenze che devono essere soddisfatte subito o comunque in tempi congrui
- Dobbiamo far fronte tempestivamente a vari eventi esterni più o meno gravi, quali l’infortunio sul lavoro, l’accertamento fiscale, la controversia di lavoro, ecc.
- Abbiamo (come tutti) i nostri imprevisti interni, quali il malfunzionamento della rete internet, l’assenza di un collaboratore, la necessità di interventi di manutenzione straordinari, ecc.
Ma pianificare è possibile, con risultati straordinari.
