Dal 2025 le spese di trasferta dovranno essere pagate unicamente con metodi tracciabili, vale a dire carta di credito, di debito (bancomat) o bonifico bancario, comprese quelle pagate direttamente dai lavoratori e rimborsate. Questo è quanto prevede la Legge di Bilancio 207/2024.
Le spese di trasferta anche all’estero non possono più essere pagate in contanti dal 1° gennaio di quest’anno
L’unica eccezione sono i trasporti con autoservizi pubblici di linea (in pratica il biglietto dell’autobus). Tutto il resto, dal ristorante all’hotel, ma anche al taxi, al parcheggio, ai pedaggi e qualsiasi altra spesa deve essere pagato con mezzi tracciabili, come già da tempo avviene per i carburanti
L’ampliamento della norma implica problemi e conseguenze importanti. Ogni lavoratore, collaboratore, amministratore dovrà essere necessariamente in possesso di carta di credito/bancomat aziendale, oppure sostenere le spese con la propria carta di credito/bancomat personale.
Che cosa succede se le spese vengono pagate in contanti?
Il datore di lavoro sarà comunque tenuto a rimborsarle, ma queste spese non saranno deducibili dal reddito e diventeranno imponibili nella busta paga dei lavoratori. Cosa significa questo?
Per l’azienda: pagare i contributi ed effettuare le ritenute sulle spese rimborsate, oltre all’indeducibilità delle spese di trasferta
Per il lavoratore/collaboratore/amministratore: subire le ritenute sulle spese rimborsate
E per le spese sostenute all’estero?
Chi come noi viaggia sa benissimo che in molti Paesi le nostre carte di credito non sono accettate, anche in alcune moderne metropoli. Per non parlare di Paesi tecnologicamente meno avanzati, dove tutti gli scambi avvengono in contanti o addirittura in generi di prima necessità. Eppure la norma fa specifico riferimento alle trasferte in Italia e all’estero.
Le spese di rappresentanza e le spese di viaggio, vitto e alloggio dei professionisti
La regola è estesa anche a queste spese che, qualora non vengano pagate con sistemi tracciabili, non saranno deducibili dal reddito.
Restiamo in attesa di chiarimenti su quanto sopra, che comporta molteplici problemi operativi. In primis, come sappiamo, il rilascio di carte di credito e bancomat non è certo immediato.
E’ anche necessario comprendere come si coordina la norma che prevede l’indeducibilità delle spese di trasferta con la loro tassazione in capo al dipendente, in quanto tale situazione darebbe luogo a una doppia imposizione.
