Abbiamo parlato di ferie scaglionate e della necessità di un passaggio di consegne efficace, per evitare errori e malintesi. In Italia un numero di imprese sempre maggiore tende a evitare la tradizionale chiusura di due/tre settimane consecutive in agosto.
Molte aziende italiane hanno modificato le proprie abitudini o sono passate sotto il controllo di gruppi europei o internazionali, che hanno portato in azienda le loro policy. Non sempre però il personale è stato istruito e formato sul passaggio di consegne. La conseguenza diretta di questo è un’estate da incubo per chi deve trattare con i vari uffici.
Quali sono i problemi che rileviamo più spesso?
- Non esiste passaggio di consegne. Nessuno sa nulla delle attività o delle pratiche in corso, o queste sono conosciute in modo insufficiente
- L’assenza non viene comunicata. Il cliente o fornitore si ritrova senza interlocutore da un giorno all’altro senza preavviso
- Non esiste alternatività nelle mansioni. La risorsa addetta a una specifica mansione o ufficio è l’unica persona a detenere il sapere e possedere la documentazione che riguarda le attività in corso
- Non esiste una condivisione efficiente dei documenti. In alcuni casi vengono trattati ancora documenti cartacei di difficile reperimento per chi resta in ufficio. In altri casi i files non sono archiviati secondo logiche comuni in archivi condivisi e quindi risultano introvabili
Ferie Scaglionate – Le conseguenze del mancato o insufficiente passaggio di consegne
Le conseguenze possono avere ripercussioni negative su vari fronti, ad esempio:
- L’immagine aziendale – la disorganizzazione è un pessimo biglietto da visita
- Il buon esito delle attività in corso – errori e inefficienze diventano più frequenti
- Il mancato rispetto delle scadenze
In realtà le conseguenze più importanti interessano il benessere delle risorse.
Il periodo feriale è importantissimo per rigenerare le energie psicofisiche e sciogliere le situazioni legate allo stress lavorativo, per un inizio positivo e propositivo. Negli ultimi anni un numero sempre maggiore di lavoratori lamenta lo stress di ricevere telefonate dai colleghi/superiori mentre è in vacanza o, ancora peggio, di dover essere connesso ogni giorno per esigenze di lavoro.
Parliamo nella maggior parte dei casi di questioni banali o di scarsa importanza, che interessano le risorse operative, non certo di emergenze né di ruoli di responsabilità o che richiedono reperibilità. Chi è investito di determinate funzioni ha fatto delle scelte consapevoli e ben conosce il maggior impegno che queste richiedono, è quindi preparato ad affrontare queste incombenze.
Come si fa a passare le consegne in modo efficace?
Le risorse devono essere formate e responsabilizzate sia nel passaggio che nel ricevimento delle consegne e devono avere a disposizione le procedure e gli strumenti adatti.
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